Correo electrónico certificado

Un correo del que queda constancia firmada de quién lo envió, a quién, cuándo,
qué decía, qué llevaba adjunto y cuándo se entregó. Es el reemplazo digital del burofax para el
trabajo diario de un despacho: derechos de petición, requerimientos, cobros y citaciones.

Qué es

El correo certificado es un correo electrónico del que se certifica el envío, el mensaje, los
documentos adjuntos, el destinatario y la entrega. El prestador recibe, encamina y entrega el
correo y genera un documento de evidencias firmado digitalmente que acredita la dirección del
emisor, las direcciones de los receptores, el contenido del mensaje y la entrega en el buzón del
servidor de destino. Si el receptor abre el contenido, se añade un anexo con la constancia de ese
acceso.

Qué queda probado

• Prueba de envío: fecha y hora de salida, con la hora legal colombiana.
• Prueba de entrega: fecha y hora en que llegó al buzón del destinatario.
• Prueba de contenido: el mensaje y los adjuntos, inalterados; si algo cambia, la firma
  se invalida y la manipulación queda a la vista.
• Constancia de acceso: si el destinatario abre el correo, se genera el addendum de
  acceso a contenido.

La prueba pericial es un PDF que reúne: detalles del envío, nombre o razón social del
usuario, identificador de usuario, remitente, destino, fecha y hora de envío, fecha y hora de
entrega, asunto, mensaje, adjuntos y anexo técnico del envío. Todo firmado digitalmente y estampado
cronológicamente. La evidencia se custodia 5 años (uno en línea y cuatro en respaldo).

Cómo funciona

1. Se envía desde el correo de siempre, sin plataformas ni aplicaciones: funciona igual desde
   Gmail, Hotmail o el dominio propio del despacho.
2. Basta con poner en Cc el correo certificador del prestador
   (correo@certificado.lleida.net) al momento de enviar.
3. Llega un primer aviso de que el correo entró a los servidores y se está procesando, y un
   segundo aviso cuando se entrega, junto con la prueba pericial.
4. El despacho entra a la plataforma en la nube para descargar evidencias, ver reportes y
   consultar el estado de cada envío.

Los adjuntos tienen un límite de 4,9 MB por correo enviado.

Para qué lo usa un despacho

• Derechos de petición y requerimientos previos, con constancia de entrega.
• Constitución en mora y comunicaciones de cobro de cartera.
• Notificación de vencimiento de contratos de arrendamiento y de trabajo.
• Citaciones a conciliación, circulares y comunicaciones oficiales a clientes o contrapartes.
• Entrega de documentos y comunicaciones que hoy salen en papel o por correo sin prueba.

Marco legal en Colombia

• Ley 527 de 1999 (artículos 5, 6, 8, 10 y 12): los mensajes de datos tienen la misma
  fuerza probatoria que los documentos escritos; el requisito de “escrito” y de “original” se
  satisface con un mensaje de datos íntegro y conservado.
  Texto oficial.
• Ley 2213 de 2022 (artículo 8): la notificación personal puede practicarse enviando la
  providencia como mensaje de datos a la dirección electrónica del interesado, con constancia de
  recibo.
  Texto oficial.
• Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012, artículos 244 y 247): los documentos en
  forma de mensaje de datos se presumen auténticos y se valoran aportados en el mismo formato en que
  se generaron.
  Texto oficial.

Lo que hace este servicio es entregar la cadena de evidencia completa
—constancia descargable, firma digital, sello de tiempo y custodia—. Que esa prueba se aprecie o no
en un proceso lo decide el juez en cada caso: nadie puede prometer el resultado.

Precios

Precios en pesos colombianos. Cada correo certificado equivale a un envío a uno o
varios destinatarios. Créditos sin vencimiento.

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